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如何开一场高效率的会议

2020-07-02

如何开一场高效率的会议

一场缺乏管理的会议可以浪费时间、体力与金钱,同时毫无生产力。但这是可以避免的。不管是您主持会议与否,您都可以照以下的建议这幺作,同时建议您的团队,让团队合作更加顺利。

会前

每场会议都会有 3 W──When、who与 why。开一场有效率的会议,需要先弄清楚这 3 W。

Why

为什幺要开会呢?把此问题弄清楚才不会发现会议最后什幺都没达成。许多评论家也指出会议最初要先制定好议程。

Crew 创办人 Mikael Cho 指出 会议场合不应该是人们脑力激荡 的地方,应该要求与会者事先思考,并带着清楚的讨论清单到来。同样地,筹备会议者应该至少三天前寄送指定阅读的文件给所有人,此外,文件儘量精简确保所有人都能读完。

Who

会议很常发生一种状况:讨论的项目完全与某个人无关,仍要求他参与开会,只因为让所有同仁得到的资讯一致。这很浪费时间,其实只要邮寄会议纪录给他们就可以解决。

Qwest 运营长 Teresa Taylor 在会议开始时询问所有人三个问题:

  1. 大家知道我们现在为什幺出现在这里吗?
  2. 我们是要决定什幺事吗?
  3. 您是否有问题要在会议尾声时问我?

若您是筹办会议的负责人,您也要有心理準备回答这些问题,您的回答会反映出到底他们是否应该出席会议。撇除要使大家资讯一致的开会理由。

When

拥有开会的目的和对象之后,很重要的是找出一个大家都可以开会的时间。和众多的人一同合作是困难的,但不是不可能。 会议规划服务 When Is Good 分析从 34000 项事件而来的 100000 个回应后发现,星期二下午三点是大多数人最有空开会的时间。当然,您可以使用任何会议规画软体例如 TimeToMeet 来找出团队最普遍有空的时间。

除了会议开始的时间,会议总长度也很重要。一般人通常会以 1 个半小时或 1 小时作为会议时间长度,但这没有什幺逻辑。事实上,行销顾问 Christ Brogan 指出,会议越 简短 越好:

另外一个让所有人都专注且会议保持简短的撇步:在下班前开一场站立会议。

会中

当会议的事前準备完成之后,您所要作的就是专注在会议本身。

指派一个会议管理者

会议很容易在您意识到之前就偏离轨道了,而大家也已经耗费了时间与精力讨论某件不在议程里面的事情。生产力大师 Merlin Mann 指出,每场会议都需要指派一个会议管理者,确保讨论没有偏离方向。

会议管理者不需要是会议的主持人会筹办者。通常,会议主持人或筹办者是在会议中活跃讨论的一份子,提出需要讨论的问题。为避免会议主持人或筹办者的责任太过繁重,因此挑选另外一个公正的伙伴来保持会议在对的轨道上,是很重要的。

确保每个人準时

Time Management Ninja 提出一个很好的技巧:针对出席时间制定违反的后果。

公正且具有责任感的会议管理者可以帮忙决定迟到的后果。

如何开一场高效率的会议
图片来源:Lifehacker
确保每个人获得一致的讯息

每个人一旦出席了,就可以询问每个人对该主题的了解程度。会议报告者可以跳过大家都清楚的部分。要取得每个人的情况,却又不致使他们尴尬,可以运用 Fast Company 推荐的「气候象限」方法,每个人在匿名填写:

管理使用电子装置的时间

许多人都会携带笔电或是平版电脑到会议现场,这些东西无一不是使人分心的干扰。唯一可以控制的便是规定在会议中电子设备使用的方式。

Manners Are Sexy 部落格主 Karen Cleveland 提出「会议至上原则」:强制规定要把装置藏起来,并且桌面清空。但这样并不能解决人们内心需要暂时将心思离开会议现场「神游」的需求,例如查看手机的通知。为要避免上述情况,企业管理教授 Christine Pearson 指出,可以在会议中途给予休息时间让人们尽情使用他们的装置,不过休息时间一结束就要强制把装置藏起来。

避免在会议中使用像「我喜欢」的主观字眼

根据 《美国商业週刊》,Yahoo 执行长 Marissa Mayer 认为在会议中放大数据比个人选择要重要太多,因为这样一来就可以避免决策是出于偏心或是个人偏好的想法。

做会议纪录和笔记

确保会议场合备有便条与纸张,鼓励人们做笔记。这两件事不仅帮助人们釐清想法,还有助于人们会后的讨论。

不过仍需要有一个专职做会议纪录的人,以防有人迟到没听到前面的内容。会议纪录尽量详尽,帮助记录讨论实况与详细的大纲,可以提供给不需要参与开会,但需要知道这些资讯的同仁。

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图片来源:matt buchanan
会后团队需要做什幺?

哈佛商学院资深讲师 Robert C. Pozen 表示有三个问题需要在每场会议结束后提出询问:

  1. 我们的下一步是什幺?
  2. 谁负责这些事情?
  3. 时间表应该是怎幺样呢?

若没有做会议纪录,那幺每一个与会者对这些问题的答案都需要被记录下来,并传递给每个人。不仅仅确保每一个人得到的资讯是一致的,并且也以防有人不记得当时讨论的细节。

您应该做什幺?

撇除团队学习的部分,很重要的一点是您个人的学习。您可以定期回顾您的笔记,不过 Medium 作者 Robyn Scott 分享一个她从某个 CEO 学到的小技巧,在某场会议结束后花半分钟的时间把会议最重要的结论写下来,可以对您的一生带来良好影响。

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